Как дать профессиональное приветствие голосовой почты для вашего отдела

Бизнес Этикет профессионального приветствия голосовой почты

Если ваша компания использует ведомственные боксы голосовой почты для входящих звонков, вам необходимо записать приветствие голосовой почты профессионального звукозаписывающего отдела. Этот тип приветствия голосовой почты немного отличается от личного приветствия голосовой почты, которое связано с полем голосовой почты человека. Например, если ваша телефонная система позволяет группировать телефонные номера вместе, чтобы обслуживать все общие учетные вызовы, то все расширения из отдела бухгалтерского учета могут быть объединены в соответствии с общим расширением Учетного отдела.

Когда автоответчик передает вызов этому внутреннему абоненту, следующий доступный внутренний номер получит вызов. Если все расширения отдела бухгалтерского учета заняты или недоступны, вызов будет передан в поле голосовой почты отдела.

Параметры приветствия голосовой почты

В зависимости от телефонной системы, имеющейся у вас в компании, могут быть разные варианты типа приветствий голосовой почты, которые вы можете составить. К ним относятся:

  • Общее приветствие голосовой почты
    Общее приветствие голосовой почты используется в качестве приветствия голосовой почты по умолчанию, если не задан другой тип приветствия.
  • Приветствие внутренней голосовой почты
    Это используется, чтобы приветствовать людей, которые звонят в ваш отдел из вашей собственной компании (то есть из другого расширения). Как правило, это применимо только к очень крупным компаниям.
  • Приветствие внешней голосовой почты
    Это приветствие будет воспроизводиться для людей, которые звонят из-за пределов вашей компании. Автоматический оператор вашей телефонной системы может сыграть общее приветствие компании, которое услышат все внешние абоненты. Если название вашей компании упоминается в этом приветствии, вам не нужно повторять это в своем ведомственном приветствии.
  • Временное приветствие или «Вне офиса» Приветствие голосовой почты
    Временное приглашение на голосовую почту или вне офиса устанавливается, когда весь отдел будет недоступен в течение определенного периода времени. Например, отдел работает только в период с 8:00 до 5:00, или есть обязательное собрание отдела, которое удаляет всех людей от ответа на телефон. Большинство систем голосовой почты позволят вам установить дату и время истечения срока, поэтому вам не нужно забывать отключать его, когда ваш отдел возвращается к нормальной работе.
  • На приветствии приветствия голосовой почты телефона (занято)
    Это приветствие используется для информирования абонентов о том, что отдел доступен, но никто не может принять вызов сразу, потому что все расширения в пуле отделов заняты другими вызывающими абонентами.

Приветствие приветствия голосовой почты отдела

  • Имя отдела
  • Заявление о том, что вы не можете выполнить свой вызов прямо сейчас
  • Приглашение оставить сообщение
  • Когда они могут ожидать обратного вызова
  • Дополнительные параметры, которые (например,g. «Нажмите клавишу фунта, чтобы вернуться к ...»)
  • Адрес сайта, если он может предоставить значимую информацию
  • Не более 20 - 25 секунд (правило большого пальца)
  • Не начинайте с символа " Ваш звонок очень важен для нас ... »приветствие. Эта фраза чрезмерно используется и обычно является «выключением» для вызывающих.
  • Избегайте выдавать слишком много информации и делать слишком длинное приветствие.

Образец хорошего отдела Приветствия в голосовой почте

  • Вы пришли в Отдел бухгалтерского учета. Все наши представители заняты обслуживанием других абонентов. Вместо того, чтобы тратить ваше драгоценное время на удержание, мы хотели бы вернуть ваш звонок в течение двух рабочих часов. Если вы хотите вернуться в предыдущее меню, нажмите кнопку «Сейчас». В противном случае оставьте нам подробное сообщение с вашим именем и номером. После того, как вы запишите свое сообщение, вы можете нажать клавишу фунта для получения дополнительных параметров. Спасибо за звонок.
  • Вы пришли в отдел продаж в Operations Tech, Inc. Все наши торговые представители заняты обслуживанием других клиентов, но мы хотели бы как можно скорее вернуть ваш звонок. Чтобы узнать текущую информацию о ценах или проверить статус своего заказа, посетите наш веб-сайт. В противном случае, пожалуйста, оставьте нам сообщение с вашим именем и номером после тона. Если вы хотите вернуться в предыдущее меню, нажмите звездочку сейчас.
  • Вы пришли в отдел учета в Operations Tech, Inc. В настоящее время отдел закрыт. Наши обычные часы работы - с 8:00 до 5:00 с понедельника по пятницу. Мы закрыты по субботам и воскресеньям. Вы можете в любой момент нажать клавишу звездочки, чтобы вернуться в предыдущее меню. В противном случае, пожалуйста, оставьте нам сообщение с вашим именем и номером, и мы вернем ваш звонок, когда офис снова откроется. Вы можете повесить трубку после выхода из вашего сообщения или нажать клавишу фунта для дополнительных опций. Спасибо за звонок.

Приветствие Bad Voicemail

  • Вы пришли в отдел продаж. Оставьте нам сообщение.
  • Здравствуйте. Вы пришли в Отдел бухгалтерского учета в XYZ. ком. Все бухгалтеры в настоящее время участвуют в обязательном заседании отдела, и никто не может принять ваш звонок. Ваш звонок очень важен для нас, и мы хотели бы вернуть ваш звонок, как только мы вернемся. Тем не менее, это конец года, и наше отставание в обращении очень велико. Если вы звоните о внесении платежа по просроченной учетной записи, обязательно сообщите нам в своем сообщении, чтобы мы могли немедленно позвонить вам. В противном случае, пожалуйста, дождитесь тональности и оставьте нам подробное конфиденциальное сообщение.
  • Отдел закрыт. Пожалуйста, оставьте сообщение после тона.