Как оставаться в контроле за вашими деловыми встречами

Как отвечать на вопросы сотрудников - советы и стратегии встречи

Деловые встречи могут длиться бесконечно, если вы открываете пол, чтобы отвечать на вопросы сотрудников, если вы не устанавливаете параметры с самого начала и не контролируете пол. Поговорка «есть одна в каждой толпе» хорошо применяется в контексте деловых встреч, так как недовольные сотрудники часто охотно высказываются в групповых условиях. Все, что требуется, - это один отрицательный комментарий или вопрос, чтобы заставить других начать входить в соглашение.

Но обратное также может быть правдой: начать положительную беседу и пригласить других присоединиться, и результат может быть продуктивным, встретиться со всеми, кто уходит, чувствуя, что собрание стоит того времени.

Одна из самых больших жалоб на деловые встречи заключается в том, что они часто не нужны и не тратя драгоценное рабочее время. Убедитесь, что вы четко изложили цель своей встречи, заранее задали время, которое вы посвятите собранию (а также любые открытые обсуждения), а затем придерживайтесь тем заседаний и запланированной продолжительности. Возможно, вам также захочется сделать встречи более интересными с помощью ледокола или разминки.

Вот стратегии для работы с сотрудниками, которые задают вопросы во время встреч, на которые вы не хотите отвечать сразу, или что вы не хотите обращаться в какой-либо момент во время собрания.

Когда нужно немедленно ответить на вопрос

Если вопрос своевременен и поставлен на задание, и вы считаете, что он должен быть рассмотрен, ответьте на него немедленно, но кратко, а затем последуйте за тем, чтобы заявить, что в конце вы получите больше вопросов встречи, если у вас есть время.

Поддержите свое заявление о том, что вы двигаетесь с языком тела. Посмотрите на свои заметки или повернитесь лицом к доске и т. Д. При кратковременном кратковременном контакте вы показываете, что двигаетесь дальше. Если вы посмотрите в аудиторию (особенно с поднятыми бровями), вы можете отправить сигнал о том, что вы оставляете открытие для получения дополнительных вопросов.

Если аудитория является отрицательной или враждебной, признавайте их проблемы, но только косвенно. Потратьте минутку, чтобы объяснить, что вы понимаете и делитесь своими проблемами, но если вы заходите слишком далеко, ничего не будет достигнуто. Предложите, чтобы люди позже записывали свои вопросы или организовывали встречу с вами в частном порядке, где вы могли более подробно обсудить свои проблемы.

Ответ на один вопрос пригодится, потому что он:

  • Позволяет обладателю собрания решать то, о чем они, возможно, не думали;
  • Он отправляет сообщение, которое вы слушаете для своей аудитории;
  • Принимая только один вопрос, вы также отправляете сообщение о том, что вы все еще контролируете встречу, но заботитесь о том, что думают участники.

Как временно отложить вопрос

Если заданный вопрос будет рассмотрен позднее на собрании, укажите: «Это хороший вопрос, и мы вскоре займемся».

Если заданный вопрос вне темы и не будут рассматриваться на собрании, дать набор конкретных инструкций для разрешения. Если вы просто отказываетесь отвечать на вопрос или принимаете решение, «это не цель этой встречи», вы можете в конечном итоге отправить неверное сообщение своим сотрудникам: руководству все равно.

Другой способ отложить вопросы, которые не будут обсуждаться на собрании, - попросить человека встретиться с вами (или другим соответствующим членом управления) в частном порядке, чтобы обсудить их проблемы более подробно.

Возможно, вы даже предложите (если необходимо), чтобы этот вопрос был достаточно важен, чтобы гарантировать, что рассмотрение будет рассмотрено на отдельном заседании в будущем.

Отсрочка вопроса полезна, потому что:

  • В повседневной рабочей среде сотрудники могут чувствовать себя слишком свободно, чтобы высказывать свое мнение и могут взять под контроль встречу;
  • Большинство сердитых или недовольных сотрудников хотят услышать больше всего на свете. Предоставление им звуковой платы в нужное время и настройка могут помочь избежать небольших проблем, связанных с большими проблемами; и
  • Сотрудники нуждаются и отвечают за хорошее руководство. Если управление контролирует справедливым и сбалансированным образом, оно отправляет сообщение сотрудникам, которых слушает руководство, но должно устанавливать соответствующие границы.