Как вести журнал пробега, чтобы требовать расходы на автотранспортные средства

Как сохранить журнал пробега CRA для транспортных расходов
Содержание статьи:
Если вы использовали один или несколько своих автомобилей для получения дохода от бизнеса за последний год, вы можете потребовать соответствующие расходы в качестве расхода бизнеса на свой подоходный налог в США и Канаде, используя журнал пробега. (Какие расходы на автотранспортные средства вы можете предъявить по подоходному налогу?

Если вы использовали один или несколько своих автомобилей для получения дохода от бизнеса за последний год, вы можете потребовать соответствующие расходы в качестве расхода бизнеса на свой подоходный налог в США и Канаде, используя журнал пробега. (Какие расходы на автотранспортные средства вы можете предъявить по подоходному налогу?). Укажите, какие расходы вы можете требовать и как их требовать.) Но, как всегда, если вы хотите вычесть эти расходы, вы должны иметь возможность обосновать свои претензии доказательствами в форма журнала пробега автомобиля.

Как сохранить журнал пробега

Как Служба внутренних доходов (IRS), так и Агентство Канады по доходам (CRA) заявляют, что сохранение точного журнала деловых поездок, поддерживаемых на весь год, лучшее доказательство того, что вы можете поддержать свои претензии по расходам на автотранспортные средства.

Следующая информация должна записываться в журнал регистрации каждый раз, когда автомобиль используется в коммерческих целях:

  • дата,
  • начальная точка,
  • пункт назначения,
  • цель вашей поездки;
  • пробег пробега транспортного средства,
  • пройденный пробег транспортного средства,
  • всего миль (или километров в Канаде).

Пример журнала пробелов

Журналы журналов пробега обычно доступны в магазинах канцелярских товаров или вы можете использовать следующий шаблон, который можно скопировать в Word, Excel или аналогичный офисный документ, выбрав текст и используя copy / paste (используя Windows, нарисуйте текст, который нужно выбрать с помощью мыши, и нажмите CTRL-C для копирования и CTRL-V для вставки).

Пробег / счетчик пробега транспортного средства Год __________ Одометр 1 января _____________
Дата Пробег Начало Конец пробега Пробег Итого Цель бизнеса Парк $ звонят $ других $
< Автоматическое отслеживание пробега

Ввод вручную информации о поездке в журнал регистрации является утомительным, особенно если вы совершаете много деловых поездок. К счастью, есть несколько приложений отслеживания пробелов, доступных для смартфонов Apple и Android, которые используют телефоны GPS для отслеживания каждой мили / километр для деловых целей.

За небольшую абонентскую плату приложение зарегистрирует информацию о вашей командировке и позволит вам загрузить сводную информацию о вашем возврате налога. Некоторые из наиболее популярных приложений отслеживания пробега включают в себя:

MileIQ (IOS и Android)

  • Журнал расходов на пробег (только для IOS)
  • TripLog (IOS и Android)
  • Использование бизнеса в сравнении с личным

IRS и CRA проявляют бдительность в отношении чрезмерных требований к коммерческому использованию персональных транспортных средств, - заявив, что большинство или весь ваш пробег транспортного средства для использования в бизнесе является верным способом привлечения дополнительного контроля со стороны налоговых органов и возможного аудита.(См. 10 красных флагов, которые позволят вашему канадскому малым предприятиям проверять.)

Поэтому, когда приходит время требовать ваши расходы на автотранспортные средства, вам нужно знать, сколько миль или километров, не связанных с бизнесом, и Самый простой способ сделать это - выяснить, сколько полных миль или километров вы проехали в течение года, сравнивая показания одометра вашего автомобиля в конце налогового года с тем, что было в начале года.

Затем, как только у вас появятся данные за год, чтобы рассчитать ваши расходы на автомобильные расходы, вам необходимо пересчитать все мили / километры, которые вы использовали для использования в течение года.

Ваше личное использование - это общий пробег за год минус бизнес-пробег.

Хорошие новости для канадских налогоплательщиков - вы можете использовать упрощенную регистрацию пробега CRA как доказательство

. Агентство Канады по доходам теперь позволяет малым бизнесменам сократить свою регистрацию журналов и использовать трехмесячный пробный журнал для экстраполяции бизнеса использовать в течение всего года.

Чтобы использовать упрощенный журнал:

Вы должны были предварительно сохранить журнал пробега в течение одного года, чтобы установить бизнес-использование автомобиля в течение всего года.

  • Вы, должно быть, сохранили этот журнал в течение одного полного года в 2009 году или более позднем году.
  • Использование вашего автомобиля в течение года, которое вы используете в упрощенном журнале, должно составлять не более 10% от результатов вашего использования в бизнесе вашего автомобиля, записанного за базовый год.
  • CRA также говорит, что предприятия должны показать, что использование транспортного средства в базовом году остается репрезентативным для его нормального использования.

Все эти вещи верны, тогда вы сможете вести журнал регистрации всего на три месяца, а затем рассчитать использование вашего бизнеса в бизнесе, умножив деловое использование, как определено в базовом году, на отношение периода выборки и базовый год, используя эту формулу:

(период выборки% ÷ период базового года%) × базовый год годовой% = расчетное годовое использование бизнеса

Обратите внимание, что для этого вам нужно будет знать, что ваша компания процент использования был для определенного трехмесячного периода в году, который вы используете в качестве базового года, чтобы вы могли сравнить его с вашим новым периодом выборки.

Итак, если, например, я сохранил упрощенный журнал пробега CRA за январь, февраль и март последнего налогового года, мне также нужно знать, что мой процент использования моего автомобиля был в январе, феврале и марте во время мой базовый год, когда я вел журнал пробега на весь год.

Вот пример:

Предположим, что я сохранил упрощенный журнал в течение первых трех месяцев года и обнаружил, что мое деловое использование процентной доли автомобиля составляет 64%.

Я возвращаюсь к своему полному журналу пробега на весь год в течение налогового года 2015 года, который я решил использовать в качестве своего базового года, взгляните на записи за январь, февраль и март и выясните, что мое деловое использование процент транспортного средства за это время составлял 68%. Мой процент использования моего автомобиля для коммерческих целей за весь базовый год составлял 70%.

Затем, применяя формулу для экстраполяции моих трехмесячных данных в моем упрощенном журнале для покрытия всего года:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

Таким образом, 65% коммерческое использование процентной доли транспортного средства, которое я утверждаю, используя мои упрощенные данные журнала - показатель, который будет приемлемым для Агентства Канады по доходам, поскольку он подпадает под допустимый диапазон изменения 10%.

Для получения дополнительной информации о требованиях к бизнес-расходам, связанным с использованием вашего автомобиля для получения дохода от бизнеса, см. «Какие расходы на автотранспортные средства вы можете предъявить по налогу на прибыль в Канаде»?

Расходы на покупку автомобиля и стоимость капитальных затрат в Канаде

Если вы купили транспортное средство для использования в своем бизнесе, вы также захотите ознакомиться с расходами на автотранспортные средства, связанными с приобретением транспортного средства, и как заявить CCA (капитальные затраты Пособие) на покупку транспортного средства для использования в бизнесе, в котором объясняется, как списать стоимость вашего автомобиля с помощью пособия по капитальной стоимости.

См. Также:

Проездные расходы

Правила оплаты за питание и развлечения по канадскому подоходному налогу

Наиболее вычитаемые налоговые вычеты для канадских малых предприятий

6 Домашние налоговые вычеты на дому Хотите пропустить

Лучшее бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса